komunikasi

Pengertian komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian warta/pesan/informasi yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha untuk mendapat saling pengertian.

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.

1.  Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan  saling pengertian satu sama lain antar manusia.

2.  Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work,  komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang keorang lain.

3.  Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya Komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.

Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.

Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

1. Penginterpretasian.
2. Penyandian.
3. Pengiriman.
4. Perjalanan.
5. Penerimaan.
6. Penyandian balik.
7. Penginterpretasian.

Penginterprestasian

Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

Penyandian

Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.

Pengiriman

Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

Perjalanan

Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh komunikan.

Penerimaan

Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.

Penyandian Balik

Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

Penginterpretasian

Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.

Proses komunikasi dapat dilihat pada skema di bawah ini:

Proses komunikasi dapat dilihat dari beberapa perspektif :

1. Perspektif psikologis.
2. Perspektif mekanis.

Perspektif Psikologis

Perspektif ini merupakan tahapan komunikator pada proses encoding, kemudian hasil encoding ditransmisikan kepada komunikan sehingga terjadi komunikasi interpersonal.

Perspektif Mekanis

Perspektif ini merupakan tahapan disaat komunikator mentransfer pesan dengan bahasa verbal/non verbal.

Komunikasi ini dibedakan :

1. Proses komunikasi primer.
2. Proses komunikasi sekunder.
3. Proses komunikasi linier.
4. Proses komunikasi sirkular.

Proses Komunikasi Primer

Proses komunikasi primer adalah penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan menggunakan lambang sebagai media.

Proses Komunikasi Sekunder

Merupakan penyampaian pesan dengan menggunakan alat setelah memakai lambang sebagai media pertama.

Proses Komunikasi Linier

Penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan sebagai titik terminal.

Proses Komunikasi Sirkular

Terjadinya feedback atau umpan balik dari komunikan ke komunikator.

Kesimpulan adanya proses komunikasi:

1. Komunikasi bersifat dinamis.
2. Tahapan proses komunikasi bermanfaat untuk analisis.
3. Proses komunikasi dapat terhenti setiap saat.
4. Pesan komunikasi tidak harus diterima.
5. Tindak komunikasi merupakan indikasi komunikasi.

Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi, saluran formal “berwujud jalur komunikasi resmi seperti yang tertampung pada peta organisasi dan disebutkan dalam deskripsi jabatan” (Redding dan Sanborn, 1964 : 60). Pad a tingkat masyarakat luas, salman formal pada dasarnya disamakan dengan media massa apakah komunikasi itu terjadi melalui kontak pribadi, alat elektronik atau cetak. Tetapi, apakah saluran itu sendiri dianggap punya otoritas atau tidak.

Ciri  saluran komunikasi formal yang khas, sebagaimana dikatakan oleh Shibutani (1966), adalah bahwa saluran itu berfungsi sebagai standar bagi semua laporan yang datang dari semua sumber agar dapat diperiksa kebenarannya. Ciri kedua adalah dalam saluran (formal) itu sumber pesan dapat dikenali, dan tentunya dapat dipercaya. Seperti yang dikatakan Lang dan Lang (1968 : 60), “Para redaksi dan komentator tidak dapat melepaskan diri dari tanggung jawab melakukan evaluasi berita-berita yang disampaikan.” Jadi, informasi yang disampaikan itu memiliki “jaminan dari seluruh organisasi berita, yang selalu harus menghadapi tuntutan salah langkah”.

Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Dalam organisasi itu ada ukuran penerimaan, jalur pengiriman yang terencana, prosedur verifikasi, dan kode etik perilaku. Karena peserta dalam organisasi itu dapat dikenali maka mereka secara pribadi dapat dipercaya dalam pekerjaannya.

Kepastian tanggungjawab, pertimbangan kebanggaan pribadi, dan perhatian kepada reputasi individu dalam organisasi cenderung untuk meningkatkan pemenuhan kegemaran pribadi melalui jalur komunikasi yang akurat (Shibutani 1966: 21)

Saluran formal juga disebut sebagai saluran yang melembaga. Sifat saluran komunikasi formal beragam sesuai dengan jenis masyarakat di mana saluran itu berada. Pandangan ini dinyatakan dalam skema di atas, yang membandingkan saluran formal dalam masyarakat massa dan masyarakat tradisional.

Peranan Komunikasi Informal

Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisi/kedudukan mereka dalam organisasi. Informasi dalam komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau secara horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan. Komunikasi informal disebut juga dengan grapevine (desas desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadian-kejadian di luar dari arus informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun informasinya bersifat informal, grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. Bagi pimpinan grapevine dapat menjadi masukan tentang perasaan karyawannya, sedangkan bagi sesama karyawan komunikasi informal ini bisa menjadi saluran emosi mereka. Agar komunikasi berjalan efektif  maka diperlukan jaringan komunikasi (network) baik yang bersifat formal maupun informal.

Peranan dalam jaringan kerja komunikasi, sebagai berikut :

1. Anggota Klik /Group

Kelompok individu yang seringkali melakukan kontak dengan anggota yang
lain.Syarat keanggotaan klik : individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lain, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik juga terdiri dari individu yang keadaan skelilingnya memungkinkan kontak antar individu, yang satu sama lain saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut.

2. Penyendiri /Is olates

Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lain. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawainya.

Karakteristik penyendiri, yaitu : 

• Lebih berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan upaya untuk maju serta rendahnya keinginan untuk berinteraksi.

• Kurang pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda, dan tidak memiliki power dalam organisasi.

•  Lebih banyak menyimpan informasi daripada mengalirkannya.

• Menganggap komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak nyaman berada dalam sistem.

• Tidak banyak tahu anggota grup dibanding lainnya dan cenderung menyimpan informasi yang relevan untuk kepentingan grupnya sendiri.

3. Jembatan /Bridge

 Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam hubungan antara kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai dalam organisasi. Sebuah jembatan juga rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi.

4. Penghubung /Liaisons

Adalah orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi dia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung memegang peranan penting bagi berfungsinya oranisasi secara efektif. Penghubung dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.

KarakteristikLi aisons :

• Memiliki kedudukan tinggi dan penting terhadap organisasi, berpengaruh banyak, berintegrasi dan berkoordinasi dengan berbagai grup untuk memperbaiki posisinya.

• Berinteraksi cukup lama dengan organisasi, tahu sistem dan lebih terbuka dibanding isolates.

• Dianggap penting dan memiliki kemampuan karena peranan interaksinya

5. Penjaga Gawang /Gatek eeper

Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui sistem tersebut. Kegiatan penjaga gawang adalah mengaitkan-menyimpan- merentangkan-mengendalikan.

6. Pemimpin Pendapat / Opinion Leader

Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang
membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan
mereka. Kalangan ini sangat dipercayai orang lain untuk mengetahui apa
yang sebenarnya terjadi.

7. Kosmopolit

Menghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa di
luar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak
bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal
terbitan regional, nasional dan internasional.

 

Hambatan-hambatan Komunikasi Efektif

Banyak hal yang bisa menghambat untuk terjadinya komunikasi yang efektif. Menurut Leonard R.S. dan George Strauss dalam Stoner james, A.F dan Charles Wankel sebagaimana yang dikutip oleh Herujito (2001), ada beberapa hambatan terhadap komunikasi yang efektif, yaitu :

1. Mendengar. Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak semua yang kita dengar dan tanggapi. Informasi yang menarik bagi kita, itulah yang ingin kita dengar.

2. Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.

3. Menilai sumber. Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi. Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung mengabaikannya.

4. Persepsi yang berbeda. Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.

5. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda. Kita sering mendengar kata yang artinya tidak sesuai dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang sebentar lagi, mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya. Sebentar lagi bisa berarti satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam kemudian.

6. Sinyal nonverbal yang tidak konsisten. Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang berkomunikasi dengan kita-, mampengaruhi porses komunikasi yang berlangsung.

7. Pengaruh emosi. Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan untuk menerima informasi.  apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak akan diterima dan ditanggapinya.

8. Gangguan. Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.

Itulah beberapa hal yang dapat menghambat terjadinya komunikasi yang efektif. dari anekdot tadi dapat kita lihat bahwa kata “nyanyi” di artikan berbeda antara si nenek dengan si cucu.  Nenek mengartikan kata nyanyi dengan arti sebenarnya, sedangkan si cucu, -karena telah biasa menggunakan kata nyanyi untuk buang air kecil-, mengartikan “nyanyi” sebagai buang air kecil.

UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI ORGANISASI

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesamanya. Dalam kehidupannya manusia sering dipertemukan satu sama lainnya dalam suatu wadah baik formal maupun informal. Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku.

Proses dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam mencapai organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan selalu terjadi dalam organisasi adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi pertukaran informasi, gagasan, dan pengalaman. Mengingat perannya yang penting dalam menunjang kelancaran berorganisasi, maka perhatian yang cukup perlu dicurahkan untuk mengelola komunikasi dalam organisasi. Proses komunikasi yang begitu dinamik dapat menimbulkan berbagai masalah yang mempengaruhi pencapaian sebuah organisasi terutama dengan timbulnya salah faham dan konflik.

Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para pegawai tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar.

Aktivitas komunikasi di perkantoran senantiasa disertai dengan tujuan yang ingin dicapai. Budaya komunikasi dalam konteks komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai sisi. Sisi pertama adalah komunikasi antara atasan kepada bawahan. Sisi kedua antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lain. Sisi ketiga adalah antara pegawai kepada atasan. Masing-masing komunikasi tersebut mempunyai polanya masing-masing.

Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Komunikasi merupakan sarana untuk mengadakan koordinasi antara berbagai subsistem dalam perkantoran. MenurutKohler ada dua model komunikasi dalam rangka meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan perkantoran ini. Pertama, komunikasi koordinatif, yaitu proses komunikasi yang berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian (subsistem) perkantoran. Kedua, komunikasi interaktif, ialah proses pertukaran informasi yang berjalan secara berkesinambungan, pertukaran pendapat dan sikap yang dipakai sebagai dasar penyesuaian di antara sub-sub sistem dalam perkantoran, maupun antara perkantoran dengan mitra kerja. Frekuensi dan intensitas komunikasi yang dilakukan juga turut mempengaruhi hasil dari suatu proses komunikasi tersebut.

Sumber :

http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/03/mengaplikasikan-keterampilan-dasar.html

http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/

http://rumakom.wordpress.com/2008/05/30/tentang-saluran-komunikasi-formal/

http://aliftiwi.blogspot.com/2010/11/tugas-manajamen-umum-pengarahan_28.html

http://www.scribd.com/doc/3322974/EFEKTIFITAS-KOMUNIKASI-ORGANISASI

http://mukhliscaniago.wordpress.com/2011/03/12/upaya-meningkatkan-efektivitas-komunikasi-organisasi/