MEMBAHAS TETANG DATA AKUNTANSI , QUERY DAN FOMULIR

Pada bab sebelumnya sudah menjelaskan tetang file-file. Dalam bab ini lebih focus file transaksi atau tentang akuntansinya, Cara untuk mendokumentasikan file transaksi pertama bisa membuat table transaksinya, didalam table ini terdapat kejadian-kejadian yang diproses, ada pun yang tidak ada dikomputer. Kejadian dan table induk bisa ada dibuku besar  dan table induk kas didalamnya diantara lain barang / jasa, agen, kas. Tabel induk juga mempunyai manfaatnya untuk menghemat waktu entri dan ruang penyimpan data. Adapun pedoman di dalam table induk ; Hubungan antara buku besar, barang / jasa, kejadian dan pelaku. Artibut adalah nama file yang dibuat pasti berhubung dengan record maupun primary key. Didalam primary key itu mempunyai keunikan dengan record lain (kunci utama). Foreign key adalah field di table yang merupakan kunci utama di table lain. Digunakan untuk menghubungkan ke table lain.

Manfaat dari hubungan dengan table lain diantarnya. Bisa menghubungkan record kejadian dengan record induk, bisa menghubungkan dua kejadian dalam suatu urutan desain basis data : ada satu dengan satu (1,1), ada satu dengan banyak (1,m), asing menghasilkan diagram kelas UML. Sistem manajemen basis data (DBMS) merupakan kumpulan program yang memungkinkan mengorganisasi dan dapat mengkembalikan informasi dari suatu basis data. Diagram ini berguna untuk mendokumen basis data digunakan untuk menyimpan dan memperoleh informasi dari basis data. Setelah mengetahui system manajemen basis data. Query itu sendiri berguna untuk memperoleh kembali informasi dari table informasi sudah dicetak dan tampilkan seperti laporan. Laporan juga dibuat untuk integral dari bisnis. Laporan menyajikan pengabungan, peringkasan, pengorganisasian informasi tentang kejadian peruasahaan.

Kembali ke query, spesifikasi query dibagi menjadi 2 yaitu 

1. Query satu table dilakukan sesuai table yang dibuat, dilakukan secara berhadap melalui table 1 berlanjut dengan table selanjutnya.
2. Query banyak   table harus memastikan bahwa table – table yang berbeda dalam query dengan hubungan satu sama lain dan mempilih kunci asing yang menhubungkan table dan table lain.  

Menentukan criteria dengan banyak kondisi berupa AND dan OR. Jenis-jenis laporan : laporan daftar sederhana, laporan perincian yang dikelompokkan, laporan ringkasan, dan laporan entitas tunggal.

Tata letak letak laporan yang menjelaskan letaknya suatu header yang dibagi menjadi beberapa bagian diatarnya ;

1.           Header Laporan yaitu menunjukan informasi yang ditetapkan pada seluruh laporan,
2.           Header Halaman digunakan untuk menentukan informasi yang tampak di atas setiap halaman,   
3.          Footer Halaman digunakan untuk mentampakan bagian bawah setap halaman berupa angka/ nomor,
4.           Footer Laporan digunakan untuk menyajikan keseluruhan informasi yang didapat berupa ringkasannya,
5.           Perincian Laporan digunakan untuk bagian informasi utama di laporan bisa didalam berupa entitas,
6.           Kotak Label merupakan tampilan teks deskriptif dan tidak pengaruh oleh data didalam tabelnya kalo Kotak Teks digunakan untuk menampilkan datanya. Sifat dari kotak label yaitu statis jika kotak teks bersifat dinamis,

-          Mengelompokan Atribut merupakan laporan kelompok yang dikelompokkan sesuai dengan atributinya didalam ada laporan perincian,

1. -          Header Kelompok berguna untuk menyajikan informasi secara umum bagi kelompok tersebut,
2. -          Princian kelompok itu berkaitan dengan transaksinya,
3. -          Footer Kelompok digunakan  untuk memberikan informasi yang bermanfaatdi dalam laporan kelompoknya arti dari footer itu adalah ringkasan mengenaikelompok.

Isi laporan berupa rancangan, analisi kebutuhan informasi tata letak awal laporan, table yang memuat unsur-unsur data. Akan tetapi laporan dapat juga dipilih berdasarkan kriteria, unsur-unsur table harus mempunyai laporan yang diidentifikasi. Setelah membuat keputusan data yang akan dimasukan, perancangan untuk memilih organisasi informasi yang ada apa laporan. Laporan dapat dikelompokan dapat bermanfaat mendokumentansikan pilihan desain yang telah dibuat. Kerangka desain laporan itu untuk mendokumentasikan organisasikan laporan yang akan ditampilkan.

Setelah mengetahui kerangka desain laporan maka seorang dapat menentukan hal sebagai berikut :

ü  Data dikelompokan menurut produknya

ü  Header kelompok memiliki data acuan dari table persediaan

ü  Bagian perincinan kelompok mendaftarkan transaksi; informasi berasal dari table perincian

ü  Footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlahnya

ü  Memperlukan data 2 tabel yang saling berkaitan

Jika mendokumentasikan desain setiap laporan kita mengunakan 2 bagian yaitu membuat laporan sampelnya dan memasukan informasinya ke dalam kerangka desain laporan.

                  Selanjutnya kita akan membahas tentang laporan kerjadian, laporan kerjadian adalah ringkasan / daftaran data dalam kejadian yang tersedia di dalam table. Laporan kerjadi bisa berupa laporan transaksi yang meliputi pesanan, pembelian, retur, pengiriman, peneriman kas, dan laporan produksi.

Ada klasifikasi laporan kejadian dibagi menjdi tiga model :

1.      Daftar Kejadian Sederhana

2.      Rincian Kejadian Dikelompokkan

3.      Ringkasan Kejadian

4.      Kejadian Tunggal

Kriteria digunakan untuk membatasi output pada kejadian-kejadian tertentu. Kriteria itu meliputi kententuan agen, barang/jasa, jenis kejadian, dan tanggal laporan kejadiannya. Selanjutnya kita akan menjelaskan salah satu criteria yang tadi disebutkan yaitu Daftar kejadian sederhana. Daftar kejadian sederhana merupakan menyedian daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal maupun nomor trankasinya. 

Kegunanya dari daftar kejadian sederhana yaitu untuk meringkas kandungan informasi dan susunan laporan yang ditinjau dari table dan atribut yang mendasarinya. Memiliki criteria yang gunanya untuk memilih informasi yang akan ditampilkan di laporan. Didalam daftar tidak digunakan footer halaman karena agar ringkas. Setelah mengetahui Daftar kejadian sederhana kita akan lanjutkan tentang laporan perincian kejadian dikelompokkan.Laporan perincian kejadian dikelompokkan adalah untuk menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa maupun agennya. Laporan ini seperti data acuan mengenai barang/jasa maupun agen. Biasanya didalam laporan berupa subtotal atau trankasi keuangan, dikelompokan lebih menguntungkan dibandingkan tidak dikelompokan karena mudah untuk analisisnya dan memfasilitasi perbandingan antar kelompok.

                  Laporan ringkasan kejadian adalah untuk meringkas data kejadian menurut berbagai paramenter. Bisanya didalam laporan ringkasan terdapat bulan, tanggal dan tahun dalam penjualannya. Laporan ini hanya menginformasikan ringkasan aja tidak menyebutkan kejadian-kejadian secara individu. Laporan ringkasan lebih unggul dengan laporan perincian kejadian berkelompok karena dalam laporan kejadian kelompok bisa lebih panjang jika 200 produk yang didata kalo laporan ringkasan hanya ringkasan penjualnnya dan perincian untuk masing-masing produknya. Laporan satu kejadian adalah untuk memyajikan perincian mengenai satu kejadian. Biasa laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasikan / di berikan pelangan maupun pemasok.

                  Jika laporan kejadian berfokus dengan organisasidan ringkasan data kejadian, sebaliknya data acuan dan laporan status berfokus dalam menyajikan informasi mengenai barang/jasa  atau agen. Ada 4 model laporan barang/jasa/agen yang memfokusnya ke organisasi dan peringkasan data meliputi ; daftar acuan, perincian berkelompok, ringkasan, entintas satu barang, jasa, agen. Daftar acuan itu sendiri merupakan laporan data acuan yang diambil dari table induk. Data acuan tidak berpengaruh terhadap kejadian, informasi barang dan saldo tidak dimasukan kedalam data ini. Daftar ini hanya digunakan untuk seseorang yang ingin cepat mengetahui apa saja yang dibutuhkan pelangan. Setelah mengetahui daftar acuan, selanjutnya laporan status merupakan penyedian data ringkasan mengenai barang/jasa atau agen yang ringkas transkasi masa lalu. Laporan status bisa dibuat secara terperinci atau ringkasan.

Laporan Status memiliki berbagai macam diantarnya ;

1.           Laporan status perincian berkelompok yaitu untuk menampilkan data ringkasan dan biasanya bebrapa data acuan mengenai barang/jasa atau agen maupun kejadian secara perincian yang menyebabkan perubahan data ringkasan. Laporan ini bisa diambil dari record barang/jasa atau agen dan record kejadian,. Laporan ini digunakan untuk memindahk lanjutkan faktur-faktur yang belum dibayar dan mengevalusikan pengaturan kebijakan kredit. Laporan buku besar terperinci merupakan laporan status perinci juga karena menyediakan informasi secara perincian. Laporan status perincian tidak menampilkan saldonya.
2.           Laporan ringkasan status yaitu untuk mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang/jasa atau agen. Laporan ini hanya meringkas status barang/jasa atau agennya aja. Manfaatnya jika perusahan banyak jenis barang laporan ini dapat digunakan.
3.           Laporan status satu barang/jasa/agen yaitu untuk menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas meliputi pelanggan, pemasok atau unsure persedian.        

                  Di bab terakhir ini lebih mengutamakan membahas mengenai formulir dan desainya. Mengapa diperlukan formulir karena untuk mencatat, menambah suatu record yang bisa ubah atau dip roses menjadi table. Formulir menyajikan antarmuka yang mudah digunakan. Analisis kejadian dan formulir adalah untuk mengindentifikasikan formulir input dikarenakan akan terdaftar yang dapat informasi dari table induk. Formulir juga merupakan dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi mengunakan data.

Formulir itu digunakan untuk menambahkan data ke dalam table akan tetapi memiliki hubungan antar table sebagai berikut :

1.      Satu formulir untuk mencatat data di satu table. Formulir ini digunakan untuk menambahkan data hanya satu table saja.

2.      Satu formulir untuk mencatat data di dua table atau lebih. Biasa akan menambahkan satu record atau lebih dalam tabelnya.

3.  Dua formulir atau lebih untuk mencatat data di satu table. Digunakan untuk mengarsipkan persedian selain harga dll.

Ada 3 jenis formulir input, diantarannya :

o   Formulir entri satu record merupakan menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk memasukan atau memodifikasi satu record di satu table.

o   Formulir entri bentuk table menyediakan desain seprti kertas kerja untuk memasukan banyak record di satu table. Formulir ini digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.

o   Formulir entri multitabel adalah untuk menambahkan data ke lebih dari satu table. Formulir ini digunakan untuk memasukan atau memodifikasi record di dua table terkait atau lebih. Sering kali mencakup formulir utama dan subformulir.

Yang dimaksud dengan formulir utama yaitu untuk menambah data ke dua table atau lebih yang memiliki hubungan satu dengan banyak. Adapun subformulir yaitu formulir yang terdapat di dalam formulir utama.

Cara memasukan data kedalam formulir dibagi menjadi empat cara berikut ini :

§  Agen internal mengetik data.

§  Agen internal memilih data untuk memasukan dengan mengunakan table pencarian, tombol radio, atau kotak cek.

§  Agen internal memindahkan kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan.

§  Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulir disitu web perusahaan.

                                          Kali ini kita akan membahas bagimana formulir dapat digunakan untuk mengumpulkan data. Untuk memahami data yang dikumpul maka kita akan megunakan use case. Apa kita artiin apa yang dimaksud dengan use case yaitu urutan langkah-langkah yang meliputi interaksi antara pelaku dengan system untuk tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer, atau system lain.ini merupakan bagian dari UML(Unified Modeling Language). Ada use case diagram yang digunakan dalam daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi dan menunjukkan pelaku yang bertanggung jawab atas setiap use case. Selain itu ada pula deskripsi use case adalah deskripsi dari uses case, biasanya disajikan sebagai urutan langkah-langkah nomor. Selain laporan kita juga perlu mendokumentasikan tata letak maupun isi dan isi organisasi dalam bentuk data pada table yang mendasari.

                        Setelah itu kita akan membahas lima unsure formulary yang diperlukan dokumentas,diantaranya: 

•     Atribut yang dicatat di table merupakan atribut yang dicatat di table dan ditunjukan pada pola dokumentasinya.
•         Atribut yang ditampilkan dari table merupakan atribut tambahan bisa ditampilkan dari table lain untuk mempermudah informasi.
•          Field perhitungan merupakan field yang dihitung dari data table yang sumbernya dari formulir.
•          Kunci asing merupakan primry key yang berbeda saru sama lain bisa bernilai unik.
•          Query bergabu8ng merupakan keccokan record di dua table atau lebih. Harus digabungkan menjadi field umum.

Sebelum mengetahui elemen apa saja di antarmuka formulir maka kita akan menjelaskan terlebih dahulu apa itu elemen-elemen antarmuka formulir merupakan  objek pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi atau melakukan tindakan untuk membuat aplikasi.

Macam-macam elemen antarmuka formulir, diantara:

1. Kotak teks merupakan ruang pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi ke table.
2.   Label merupakan untuk memahami infomasi yang perlu dimasukan.
3. Fitur pencarian merupakan bisa untuk mencari dengan mengunakan kunci asing.
4. Tombol perintah merupakan untuk melalukan tindahkan yang dipilih.
5. Tombol radio merupakan untuk pilihan informasi.
6.  Kotak cek merupakan antarmuka grafis atau kotak pada formulir yang menunjukan opsi / pilihan.

Formulir selalu di masukan ke table kita bisa mengembangkan proses entri data lebih mudah, fungsi formulir itu sendiri untuk mengendali internalnya. Bisa juga mengendali entri dat ke dalam system computer.

Ada macam-macam pengendalian yang dapat digunakan pada formulir entri untukn meningkatkan akurasi dan efesiensi entri data, diantannya 

• Kunci utama bisa bernilai unik.
• Fitur pencarian
•   Pemindaian
• Pemeriksaan record
•  Konfirmasi
•    Integritas referensial
•   Pemerikasan format
•      Aturan validas
•     Default
•    Melarang field kosong
•   Nilai yang dihasilkan computer

-          Mengingatkan pengguna untuk menerima/menolak data

Empat jenis-jenis aktivitas pengendalian

o   Pengendalian arus kerja digunakan untuk mengendalian suatu proses yang dipindahkan dari satu kejadian ke kejadian berikutnya.

o   Pengendalian input berguna untuk mengendalikan input kedalam system computer.

o Pengendalian umum berguna untuk ditetapkan pada banyak proses, harus diterapkan dengan benar supaya berjalan efektif.

o Penelaahan kinerja berguna untuk aktivitas analisis kinerja meliputi perbandingan hasil actual dalam anggaran.

Mendesin Formulir dimulai dengan mengidentifikasi dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan, kemudian buat formulir entri data record satu record berupa table arsip setelah itu formulir satu record yaitu formulir setoran, kemudian fomulir entri data bentuk table berisi arsip persediaan.

  

Mengenai Sistem Informasi Akuntansi

Pada bab I tentang Sistem Informasi Akuntansi dibab ini dijelaskan pula apa itu SIM (Sistem Informasi Manjemen) yaitu system yang mendata, menyimpan dan menyediakan informasi data ke manjer adapun artinya lainnya yaitu meminformasikan data-data pengeluaran dan pemasukan yang berguna untuk manjemen. Didalam subsistem SIM ada produksi,pemasaran,sumber daya manusia dan akuntansi dan keuangan. Setelah mengetauhi SIM maka akan dijabarkan tentang SIA(Sistem Informasi Akuntansi), didalam system ini berkaitan dengan SIM didalamnya.

SIA MEMPUNYAI 4 DIMENSI, diantaranya :

1.      Lingkungan SIA

Pengertian SIA yaitu suatu system yang manajemenkan / mengatur / menginformasikan keuangan dan hal-hal lain yang dilakukan secara rutin. Informasi di dalam SIA meliputi : Penjulan, Pembelian, Utang, Gaji , dll.

Subsistem yang ada di SIM juga berguna terhadap SIA, contohnya : DIPERUSAHAAN

-          Seperti jam kerja berhubungan dengan jadwal kerja berhubungan pula dengan gaji karyawan.

-          Adapun pesanan dan penjulan berhubungan dengan akuntansi.

-          Dan tingkah upah dan potongan berhubungan personila.

 Jadi pada umumnya lingkungan SIA tidak hanya akuntansi saja yang digunakan tetapi hal-hal yang berkaitangan dengan SIA juga dipergunakan.

2.      Penggunan Sistem Informasi Akuntansi

                        Memiliki 5 macam penguna informasi, meliputi :

·         Membuat Laporan Eksternal yaitu laporan-laporan yang ada diluar peruasaan seperti pajak,investor,kreditor dan badan pemerintah lain yang berhubungan dengan perusahan tsb. Laporan Eksternal mempunyai sifat tetap , tidak berubah-ubah.

·         Mendukung Rutin yaitu system informasi yang bersifat berubah/berganti setiap saat. Contoh menerima pesanan pelanggan , pengikirim dan jasa pengikiriman dan tagihan kas ke pelanggan (bisa ini ada dibagian pergudangan).

·         Mendukung Pengambil Keputusan  yaitu laporan yang akan dilakukan setelah respon dari pelanggan. Dalam pengambil keputusan ini digunakan untuk memperbaiki produk-produk dalam perusahan tsb dan mengetahui pelanggan yang tetap berkerjasama dengan perusahan tsb.

·         Perencanaan dan Pengendalia, arti dari perencanaan yaitu untuk rinci atau memrencankan produk apa yang akan dibuat dan berapa jumlah modal yang digunakan oleh perusahaan tsb. Dan pengendalian berguna untuk memstabilkan pemasukan dan pengeluaran yang seimbang.

·         Menerapkan Pengendalian Internal, dmaksudnya pengendalian internal yaitu untuk menjaga / pengawasi pihak-pihak internal perusahaan tsb untuk menjaga adanya asset berharga pada perusahan , kerugian / kebangkurtan dan korupsi oleh pihak-pihak internal.

3.    Aplikasi Dan Penanti Lunak Akuntansi

Adapun orang yang mengartikan SIA dalam hal alpikasi computer yang digunakan sesuai dengan siklus transaksi berupa pesanan, penagihan, mencetakan maupun laporan. Oleh sebab itu ditemukan aplikasi berbentuk peranti lunak akuntasi  disebut off-the-shelf.

4.   Hubungan SIA dengan Akutan

Interaksi antara SIA dengan akutan meliputi : pengguna, manajer, konsultan,evaluator serta penyedia jasa akuntasi dan perpajakan. Akutan perlu meningkatkan keterampilan pada bidannya serta ilmu umumnya maupun teknologi terkini.

                 Setelah mengetahui tentang SIA dan hal-hal yang berkaitan dengan SIA, pada bab selanjutnya akan membahas tentang proses bisnis dan data SIA. Proses bisnis merupakan hal yang penting untuk melakukan bisnis. Proses bisnis berkaitan dengan siklus transaksi  terbagi diantaranya : siklus pemerolehan/pembelian, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Pada bab ini hanya membahas siklus pendapatan, siklus ini berkaitan dengan pelanggan (berupa pesanan, penyedian, pengkiriman dan pembayaran),dengan bank serta laporan keuangannya. Siklus lainnya yaitu siklus pemerolehan berkaitan dengan pemasokan dan pengolahan barang serta pembayaran berupa cek.

                 Pedoman kejadian bisanya dilakukan oleh agen internal yang bergunakan sebagai tanggung jawab dalam  perusahan tsb, agen internal bisa mengeser / memindahkan tanggung jawab kea gen internal lainnya. Organisasi data pada SIA dibagi menjadi 2 yaitu sistem manual untuk siklus pendapatan dan buku besar. Contoh sistem manual contohnya seperti dokumen / catatan pesanan, penjualan, penerimaan dll. Siklus pendapatan bisa hasil berupa hasil dari penjulan serta buku besar itu sendiri terdapat jurnal-jurnal, dokumen dan sumber lainnya.

                 Perusahaan mengunakan system terkomputerisasi yaitu dokumen sumber dan file data. File itu memiliki konsep-konsep meliputi : entity, field, record, transaction file, master file, reference data(data acuan), reference field(field acuan), summary data(data ringkasan), dan summary field(field ringkasan). File data dibagi menjadi 2 yaitu file induk dan file transaksi. File induk didalam perusahaan contoh file persedian, file pelanggan, file karyawan, dan hal-hal berupa barang dan data jasa, internal maupun external. File induk mempunyai fungsi menyimpan data secara permanen. Contoh file transaksi seperti pesanan, pengiriman dan penagihan kas. File transkasi memiliki fungsi yang hamper sama dengan file induk tetapi sifat file transaksi beubah-ubah setiap waktu. Hubungnya file induk dengan file tansaksi untuk menyederhanakan record yang digunakan.

                 Manfaat record induk dan transaksi yaitu untuk memudahkan mencari isi field yang ada di recordnya. Contohnya ada recod no_id_perkerja maka kita hanya bisa lihat field nama , jabatan, alamat dll. Aktivitas yang membuatu SIA meliputi pencatatan, pembaruan dan pemeliharaan file. Pencatatan yang diartikan sebagai dokumen/ sumber yang ada defile bisanya mengutransaksi, pembaruan yang diartikan mengubah / update data tetang penjualan , pembelian dan persedian dan pemeliharan file diartikan mengorganisasi file induk yang berisi record-record kegiatan perusahaan yang fungsinya menambah,menghapus dan mengubah record tsb.

                 Sekarang mempelajari tentang Dokumentasi Sistem Akuntansi, didalamnya menjelaskan tentang UML(Unified Modeling Language) adalah bahasa untuk menentukan, membangun, mendokumentasikan system informasi. UML juga digunakan untuk analisis, untuk desain berorientas objek maupun untuk mendokumentasikan setiap system informasi. Kemudian dikembangkan maupun dikontrol dari Object Management Group (OMG) Byang ada diperusahaan industry computer. Contoh perusahaannya diantarnya ; Borland, Hewlett Packard, Rational Sofware, Raytheon, Sun Microsystems, Unisys, W3 Consortium ( bisanya mengunakan XML & HTML). Alanya mengunakan UML adalah karena didalamnya mengunakan diagram yang mudah dipahami atau memudahkan melihat hasil dari penjualan. Bisanya diagram ada di  peta contoh misalkan diagram aktivitas yang menginformasikan grafis untuk memudahkan membacanya, untuk memahaminya, dan memgunakan lambing yang berguna menyampaikan informasi yang ada gambarnya. Diagram aktivitas dibuat oleh para ahli tetapi bisa dipake oleh pemakai diagram.

                 Diagram di bagi menjadi 2 diantaranya ; Overview Activity Diagram & Diagram Detailed Activity.

·         Overview Activity Diagram adalah untuk menyajikan dokumen-dokumen bisnis yang di dalamnya meliputi kejadian-kejadian penting, mengurutkan kejadiannya dan alurkan informasinya. Sebelum menggambarkan diagram aktivitas, sebaiknya anda lebih dahulu mempelajari cara membacanya supaya bisa mempahaminya. Biasanya terlebih dahulu membuat atau menulis kerjadian dari awal sama akhir.

    Diagram Aktivitas mempunyai simbol-simbol seperti dibawah ini :

-          Lingkaran penuh digunakan untuk awal dari proses

-          SegiPanjang digunakan untuk kejadian-kejadian yang akan diproses

-          Garis dengan panah digunakan untuk menunjukan urutan kejadiannya

-          Huruf Kapital yang diikuti tanda titik dua digunakan untuk simbol dokumen atau fakta dokumen yang sudah diproses

-          Garis putus-putus dengan panah digunakan untuk menunjukkan aliran kejadian antara kejadian

-          Simbol table digunakan untuk mencatat file kejadian ke dalam computer

-          Garis putus-putus digunakan untuk menyambungkan kejadian

-          Symbol mata benteng digunakan untuk mengakhiri proses aktivitas / kejadian

         Setelah mengetahui simbolnya yang digunakan , kini akan menjelaskan langkah membuat overview diagram meliputi kejadian yang ada di agen tsb, menunjukan informasi tentang agen tsb, menginformasikan dokumen agen tsb dan menggambarkan file yang digunakan.

·         Detailed Activity Diagram adalah bahasa yang menunjukan informasi mengenai kejadian dalam bisnis pada suatu kejadian spesifik. Cara membuat detailed diagram yaitu 1.) Mengidentifikasi aktivitas individu dalam setiap kejadian, 2.) Angkah-angka dimaksud aktivitas spesifik.Jika overview diagram tulis dalam satu table semua kerjadian dimasukan, akan tetapi detailed diagram berbeda diagram ini hanya mempunyai 2 kolom saja yang disebut table alur kerja.

    Syaratnya membuat detailed acitivity diagram, diantaranya :

-          Aktivitas atau kejadian yang didafatarkan pada sisi kanan

-          Aktivitas spesifik atau pelaku yang didafatarkan pada sisi kiri

Simbol yang ada di detailed acitivity diagram : 1.) symbol berlian yang digunakan untuk menunjukan pilihan tidak / benar atau cabangan dalam kejadian (kondisi) dan 2.) symbol catatan UML digunakan untuk menunjukan informasi mengenai diagramnya. 

   Membuat detailed activity diagram, diantarnya :

-          Siapa-siapa agen yang terlibat

-          Aktivitas apa yang dilakukan

-          Diurutkan kejadiannya

-          Mengatur dokumen yang diproses

-          Menghubungkan antara kejadian

-          Mendokumentasikan mengunakan table

-          Menghubungkan kejadian dengan table

Dua diagram tsb bisa saling berhubungkan / menglengkapi satu sama lainnnya.

                 Setelah mengetahui diagram yang digunakan maka sekarang anda akan mengetahui pengenalian internan dan peran akuntan pengenalian internal. Pengenalian internal adalah proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personelia maupun lainnya untuk memberikan kepastian. Terkaitan dengan sasaran dalam beberapa kategori sebagai berikut : laporan keuangan, ketaatan hokum, peraturan berlaku dan efekitivitas & efisiensi operasi.

            Pengendalian internal berkaitan dengan akutan yang berperan sebagai berikut :

·         Manjer, tanggung jawab manjer yang berkaitan dengan pengendalian internal atas laporan keuangan, evalusikan pengendalian internal dan penilaian pengendalian internal.

·         Pengguna, untuk memahami pengendalian internal dalam perusahaan tsb sehingga diterapkan dengan tepat.

·         Perancangan, berguna untuk proses pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan risiko yang akan terjadi.

·         Evaluator, auditor internal yang mengembangkan laporan manjemen yang menilai pengendalian internal, dan auditor external berguna memahami pengendalian internal sehingga menyususun pernyataan manajemen.

            Kompenen pengendalian internal dibagi menjadi berikut :

ü  Lingkungan pengendalian, faktor-faktor yang mempengaruhi pengendalian internal yang dikaitankan dengan karyawannya dll.

ü  Penentuan risiko, adalah untuk menganalisa risiko yang akan terjadi dalam pengendalian internal.

ü  Akivitas pengendalian adalah mengaktivitasi atau mencegah risiko yang akan terjadi dan menghadapi risikonya. Aktivitas pengendalian memiliki hal-hal sebagai berikut; penelaahan kinerja, pemisahan tugas, pengendalian aplikasi dan pengadilan umum.

ü  Informasi dan komunikasi, informasi merupakan data yang didalamnya dibuat berupa record di dalam kejadian yang ada diperuasahaan tsb.

ü  Pengawasan, yang mengawasi pengendalian internal dalam melihat catatan/kejadian diperusahaan.

Klasifikasi sasaran pengendalian internal, ada 4 diantarnya :

o   Sasaran Pelaksanaan, terdapat siklus pendapatan kegiatannya penyerahan dan jasa dan peneriman.

o   Sasaran Sistem Informasi yang berguna untuk memastikan pelaksanan tarsansksi efektif didalm system informasi terdapat pencatatan, pembaruan dan laporan akuntansi.

o   Sasaran Perlidungan Aset, menginformasikan akuntansi yang berfokus pada kejadian dan proses untuk mengendalikan akuntansi yang peran sebagai pengamanan aset.

o   Sasaran kinerja, berkaitan dengan organisasi, orang, barang dan jasa .

Penentuan pelaksanaan risiko dibagi menjadi 2 jenis diantarnya ; 1.) Penentuan risiko pelaksanaan siklus pendapatan adalah risiko pelaksanan berkaitan dengan transaksi yang didalamnya ada pendapatan mengenai hasil yang di dapat. 2.) Penentuan risiko pelaksanaan skilus pemerolehan adalah risiko yang hamper serupa dengan siklus pendapatan.

Penelitian risiko system informasi digunakan untuk memberikan kesalahan dalam pencatan mau kejadian dalam perusahaan tsb. Risiko system informasi dibagi menjadi berikut; a)pencatatan risiko digunakan untuk informasi kejadian yang tidak tertangkap dalam system informasi, b)memperbarui risiko, risiko pada field di file induk tidak boleh diperbarui.

            Setelah mengetahui risiko yang terjadi maka anda akan mencatan dan memperbaru di system buku besar. Di dalam buku besar juga harus mengetahui risiko dalam pencatan dan pembaruan informasi supaya rugi besar. Risiko pengedalian berguna sebagai pengendalian risiko yang terjadi. Untuk mengetahui pengedalian itu sendiri bisa dilihat dari pengendalian arus kerja contohnya seperti; pemisahan tugas, penggunaan informasi mengenai kerjadian sebelumnya, urutan kejadian, dokumen yang bernomor, pencatanan agen internalnya, dll. Penelahan kinerja digunakan untuk mengukur kinerja yang dilakukan karyawaan dan anggaran yang dikeluarkan.