MEMBAHAS TETANG DATA AKUNTANSI , QUERY DAN FOMULIR

Pada bab sebelumnya sudah menjelaskan tetang file-file. Dalam bab ini lebih focus file transaksi atau tentang akuntansinya, Cara untuk mendokumentasikan file transaksi pertama bisa membuat table transaksinya, didalam table ini terdapat kejadian-kejadian yang diproses, ada pun yang tidak ada dikomputer. Kejadian dan table induk bisa ada dibuku besar  dan table induk kas didalamnya diantara lain barang / jasa, agen, kas. Tabel induk juga mempunyai manfaatnya untuk menghemat waktu entri dan ruang penyimpan data. Adapun pedoman di dalam table induk ; Hubungan antara buku besar, barang / jasa, kejadian dan pelaku. Artibut adalah nama file yang dibuat pasti berhubung dengan record maupun primary key. Didalam primary key itu mempunyai keunikan dengan record lain (kunci utama). Foreign key adalah field di table yang merupakan kunci utama di table lain. Digunakan untuk menghubungkan ke table lain.

Manfaat dari hubungan dengan table lain diantarnya. Bisa menghubungkan record kejadian dengan record induk, bisa menghubungkan dua kejadian dalam suatu urutan desain basis data : ada satu dengan satu (1,1), ada satu dengan banyak (1,m), asing menghasilkan diagram kelas UML. Sistem manajemen basis data (DBMS) merupakan kumpulan program yang memungkinkan mengorganisasi dan dapat mengkembalikan informasi dari suatu basis data. Diagram ini berguna untuk mendokumen basis data digunakan untuk menyimpan dan memperoleh informasi dari basis data. Setelah mengetahui system manajemen basis data. Query itu sendiri berguna untuk memperoleh kembali informasi dari table informasi sudah dicetak dan tampilkan seperti laporan. Laporan juga dibuat untuk integral dari bisnis. Laporan menyajikan pengabungan, peringkasan, pengorganisasian informasi tentang kejadian peruasahaan.

Kembali ke query, spesifikasi query dibagi menjadi 2 yaitu 

1. Query satu table dilakukan sesuai table yang dibuat, dilakukan secara berhadap melalui table 1 berlanjut dengan table selanjutnya.
2. Query banyak   table harus memastikan bahwa table – table yang berbeda dalam query dengan hubungan satu sama lain dan mempilih kunci asing yang menhubungkan table dan table lain.  

Menentukan criteria dengan banyak kondisi berupa AND dan OR. Jenis-jenis laporan : laporan daftar sederhana, laporan perincian yang dikelompokkan, laporan ringkasan, dan laporan entitas tunggal.

Tata letak letak laporan yang menjelaskan letaknya suatu header yang dibagi menjadi beberapa bagian diatarnya ;

1.           Header Laporan yaitu menunjukan informasi yang ditetapkan pada seluruh laporan,
2.           Header Halaman digunakan untuk menentukan informasi yang tampak di atas setiap halaman,   
3.          Footer Halaman digunakan untuk mentampakan bagian bawah setap halaman berupa angka/ nomor,
4.           Footer Laporan digunakan untuk menyajikan keseluruhan informasi yang didapat berupa ringkasannya,
5.           Perincian Laporan digunakan untuk bagian informasi utama di laporan bisa didalam berupa entitas,
6.           Kotak Label merupakan tampilan teks deskriptif dan tidak pengaruh oleh data didalam tabelnya kalo Kotak Teks digunakan untuk menampilkan datanya. Sifat dari kotak label yaitu statis jika kotak teks bersifat dinamis,

-          Mengelompokan Atribut merupakan laporan kelompok yang dikelompokkan sesuai dengan atributinya didalam ada laporan perincian,

1. -          Header Kelompok berguna untuk menyajikan informasi secara umum bagi kelompok tersebut,
2. -          Princian kelompok itu berkaitan dengan transaksinya,
3. -          Footer Kelompok digunakan  untuk memberikan informasi yang bermanfaatdi dalam laporan kelompoknya arti dari footer itu adalah ringkasan mengenaikelompok.

Isi laporan berupa rancangan, analisi kebutuhan informasi tata letak awal laporan, table yang memuat unsur-unsur data. Akan tetapi laporan dapat juga dipilih berdasarkan kriteria, unsur-unsur table harus mempunyai laporan yang diidentifikasi. Setelah membuat keputusan data yang akan dimasukan, perancangan untuk memilih organisasi informasi yang ada apa laporan. Laporan dapat dikelompokan dapat bermanfaat mendokumentansikan pilihan desain yang telah dibuat. Kerangka desain laporan itu untuk mendokumentasikan organisasikan laporan yang akan ditampilkan.

Setelah mengetahui kerangka desain laporan maka seorang dapat menentukan hal sebagai berikut :

ü  Data dikelompokan menurut produknya

ü  Header kelompok memiliki data acuan dari table persediaan

ü  Bagian perincinan kelompok mendaftarkan transaksi; informasi berasal dari table perincian

ü  Footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlahnya

ü  Memperlukan data 2 tabel yang saling berkaitan

Jika mendokumentasikan desain setiap laporan kita mengunakan 2 bagian yaitu membuat laporan sampelnya dan memasukan informasinya ke dalam kerangka desain laporan.

                  Selanjutnya kita akan membahas tentang laporan kerjadian, laporan kerjadian adalah ringkasan / daftaran data dalam kejadian yang tersedia di dalam table. Laporan kerjadi bisa berupa laporan transaksi yang meliputi pesanan, pembelian, retur, pengiriman, peneriman kas, dan laporan produksi.

Ada klasifikasi laporan kejadian dibagi menjdi tiga model :

1.      Daftar Kejadian Sederhana

2.      Rincian Kejadian Dikelompokkan

3.      Ringkasan Kejadian

4.      Kejadian Tunggal

Kriteria digunakan untuk membatasi output pada kejadian-kejadian tertentu. Kriteria itu meliputi kententuan agen, barang/jasa, jenis kejadian, dan tanggal laporan kejadiannya. Selanjutnya kita akan menjelaskan salah satu criteria yang tadi disebutkan yaitu Daftar kejadian sederhana. Daftar kejadian sederhana merupakan menyedian daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal maupun nomor trankasinya. 

Kegunanya dari daftar kejadian sederhana yaitu untuk meringkas kandungan informasi dan susunan laporan yang ditinjau dari table dan atribut yang mendasarinya. Memiliki criteria yang gunanya untuk memilih informasi yang akan ditampilkan di laporan. Didalam daftar tidak digunakan footer halaman karena agar ringkas. Setelah mengetahui Daftar kejadian sederhana kita akan lanjutkan tentang laporan perincian kejadian dikelompokkan.Laporan perincian kejadian dikelompokkan adalah untuk menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa maupun agennya. Laporan ini seperti data acuan mengenai barang/jasa maupun agen. Biasanya didalam laporan berupa subtotal atau trankasi keuangan, dikelompokan lebih menguntungkan dibandingkan tidak dikelompokan karena mudah untuk analisisnya dan memfasilitasi perbandingan antar kelompok.

                  Laporan ringkasan kejadian adalah untuk meringkas data kejadian menurut berbagai paramenter. Bisanya didalam laporan ringkasan terdapat bulan, tanggal dan tahun dalam penjualannya. Laporan ini hanya menginformasikan ringkasan aja tidak menyebutkan kejadian-kejadian secara individu. Laporan ringkasan lebih unggul dengan laporan perincian kejadian berkelompok karena dalam laporan kejadian kelompok bisa lebih panjang jika 200 produk yang didata kalo laporan ringkasan hanya ringkasan penjualnnya dan perincian untuk masing-masing produknya. Laporan satu kejadian adalah untuk memyajikan perincian mengenai satu kejadian. Biasa laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasikan / di berikan pelangan maupun pemasok.

                  Jika laporan kejadian berfokus dengan organisasidan ringkasan data kejadian, sebaliknya data acuan dan laporan status berfokus dalam menyajikan informasi mengenai barang/jasa  atau agen. Ada 4 model laporan barang/jasa/agen yang memfokusnya ke organisasi dan peringkasan data meliputi ; daftar acuan, perincian berkelompok, ringkasan, entintas satu barang, jasa, agen. Daftar acuan itu sendiri merupakan laporan data acuan yang diambil dari table induk. Data acuan tidak berpengaruh terhadap kejadian, informasi barang dan saldo tidak dimasukan kedalam data ini. Daftar ini hanya digunakan untuk seseorang yang ingin cepat mengetahui apa saja yang dibutuhkan pelangan. Setelah mengetahui daftar acuan, selanjutnya laporan status merupakan penyedian data ringkasan mengenai barang/jasa atau agen yang ringkas transkasi masa lalu. Laporan status bisa dibuat secara terperinci atau ringkasan.

Laporan Status memiliki berbagai macam diantarnya ;

1.           Laporan status perincian berkelompok yaitu untuk menampilkan data ringkasan dan biasanya bebrapa data acuan mengenai barang/jasa atau agen maupun kejadian secara perincian yang menyebabkan perubahan data ringkasan. Laporan ini bisa diambil dari record barang/jasa atau agen dan record kejadian,. Laporan ini digunakan untuk memindahk lanjutkan faktur-faktur yang belum dibayar dan mengevalusikan pengaturan kebijakan kredit. Laporan buku besar terperinci merupakan laporan status perinci juga karena menyediakan informasi secara perincian. Laporan status perincian tidak menampilkan saldonya.
2.           Laporan ringkasan status yaitu untuk mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang/jasa atau agen. Laporan ini hanya meringkas status barang/jasa atau agennya aja. Manfaatnya jika perusahan banyak jenis barang laporan ini dapat digunakan.
3.           Laporan status satu barang/jasa/agen yaitu untuk menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas meliputi pelanggan, pemasok atau unsure persedian.        

                  Di bab terakhir ini lebih mengutamakan membahas mengenai formulir dan desainya. Mengapa diperlukan formulir karena untuk mencatat, menambah suatu record yang bisa ubah atau dip roses menjadi table. Formulir menyajikan antarmuka yang mudah digunakan. Analisis kejadian dan formulir adalah untuk mengindentifikasikan formulir input dikarenakan akan terdaftar yang dapat informasi dari table induk. Formulir juga merupakan dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi mengunakan data.

Formulir itu digunakan untuk menambahkan data ke dalam table akan tetapi memiliki hubungan antar table sebagai berikut :

1.      Satu formulir untuk mencatat data di satu table. Formulir ini digunakan untuk menambahkan data hanya satu table saja.

2.      Satu formulir untuk mencatat data di dua table atau lebih. Biasa akan menambahkan satu record atau lebih dalam tabelnya.

3.  Dua formulir atau lebih untuk mencatat data di satu table. Digunakan untuk mengarsipkan persedian selain harga dll.

Ada 3 jenis formulir input, diantarannya :

o   Formulir entri satu record merupakan menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk memasukan atau memodifikasi satu record di satu table.

o   Formulir entri bentuk table menyediakan desain seprti kertas kerja untuk memasukan banyak record di satu table. Formulir ini digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.

o   Formulir entri multitabel adalah untuk menambahkan data ke lebih dari satu table. Formulir ini digunakan untuk memasukan atau memodifikasi record di dua table terkait atau lebih. Sering kali mencakup formulir utama dan subformulir.

Yang dimaksud dengan formulir utama yaitu untuk menambah data ke dua table atau lebih yang memiliki hubungan satu dengan banyak. Adapun subformulir yaitu formulir yang terdapat di dalam formulir utama.

Cara memasukan data kedalam formulir dibagi menjadi empat cara berikut ini :

§  Agen internal mengetik data.

§  Agen internal memilih data untuk memasukan dengan mengunakan table pencarian, tombol radio, atau kotak cek.

§  Agen internal memindahkan kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan.

§  Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulir disitu web perusahaan.

                                          Kali ini kita akan membahas bagimana formulir dapat digunakan untuk mengumpulkan data. Untuk memahami data yang dikumpul maka kita akan megunakan use case. Apa kita artiin apa yang dimaksud dengan use case yaitu urutan langkah-langkah yang meliputi interaksi antara pelaku dengan system untuk tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer, atau system lain.ini merupakan bagian dari UML(Unified Modeling Language). Ada use case diagram yang digunakan dalam daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi dan menunjukkan pelaku yang bertanggung jawab atas setiap use case. Selain itu ada pula deskripsi use case adalah deskripsi dari uses case, biasanya disajikan sebagai urutan langkah-langkah nomor. Selain laporan kita juga perlu mendokumentasikan tata letak maupun isi dan isi organisasi dalam bentuk data pada table yang mendasari.

                        Setelah itu kita akan membahas lima unsure formulary yang diperlukan dokumentas,diantaranya: 

•     Atribut yang dicatat di table merupakan atribut yang dicatat di table dan ditunjukan pada pola dokumentasinya.
•         Atribut yang ditampilkan dari table merupakan atribut tambahan bisa ditampilkan dari table lain untuk mempermudah informasi.
•          Field perhitungan merupakan field yang dihitung dari data table yang sumbernya dari formulir.
•          Kunci asing merupakan primry key yang berbeda saru sama lain bisa bernilai unik.
•          Query bergabu8ng merupakan keccokan record di dua table atau lebih. Harus digabungkan menjadi field umum.

Sebelum mengetahui elemen apa saja di antarmuka formulir maka kita akan menjelaskan terlebih dahulu apa itu elemen-elemen antarmuka formulir merupakan  objek pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi atau melakukan tindakan untuk membuat aplikasi.

Macam-macam elemen antarmuka formulir, diantara:

1. Kotak teks merupakan ruang pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi ke table.
2.   Label merupakan untuk memahami infomasi yang perlu dimasukan.
3. Fitur pencarian merupakan bisa untuk mencari dengan mengunakan kunci asing.
4. Tombol perintah merupakan untuk melalukan tindahkan yang dipilih.
5. Tombol radio merupakan untuk pilihan informasi.
6.  Kotak cek merupakan antarmuka grafis atau kotak pada formulir yang menunjukan opsi / pilihan.

Formulir selalu di masukan ke table kita bisa mengembangkan proses entri data lebih mudah, fungsi formulir itu sendiri untuk mengendali internalnya. Bisa juga mengendali entri dat ke dalam system computer.

Ada macam-macam pengendalian yang dapat digunakan pada formulir entri untukn meningkatkan akurasi dan efesiensi entri data, diantannya 

• Kunci utama bisa bernilai unik.
• Fitur pencarian
•   Pemindaian
• Pemeriksaan record
•  Konfirmasi
•    Integritas referensial
•   Pemerikasan format
•      Aturan validas
•     Default
•    Melarang field kosong
•   Nilai yang dihasilkan computer

-          Mengingatkan pengguna untuk menerima/menolak data

Empat jenis-jenis aktivitas pengendalian

o   Pengendalian arus kerja digunakan untuk mengendalian suatu proses yang dipindahkan dari satu kejadian ke kejadian berikutnya.

o   Pengendalian input berguna untuk mengendalikan input kedalam system computer.

o Pengendalian umum berguna untuk ditetapkan pada banyak proses, harus diterapkan dengan benar supaya berjalan efektif.

o Penelaahan kinerja berguna untuk aktivitas analisis kinerja meliputi perbandingan hasil actual dalam anggaran.

Mendesin Formulir dimulai dengan mengidentifikasi dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan, kemudian buat formulir entri data record satu record berupa table arsip setelah itu formulir satu record yaitu formulir setoran, kemudian fomulir entri data bentuk table berisi arsip persediaan.