Mengenai Sistem Informasi Akuntansi

Pada bab I tentang Sistem Informasi Akuntansi dibab ini dijelaskan pula apa itu SIM (Sistem Informasi Manjemen) yaitu system yang mendata, menyimpan dan menyediakan informasi data ke manjer adapun artinya lainnya yaitu meminformasikan data-data pengeluaran dan pemasukan yang berguna untuk manjemen. Didalam subsistem SIM ada produksi,pemasaran,sumber daya manusia dan akuntansi dan keuangan. Setelah mengetauhi SIM maka akan dijabarkan tentang SIA(Sistem Informasi Akuntansi), didalam system ini berkaitan dengan SIM didalamnya.

SIA MEMPUNYAI 4 DIMENSI, diantaranya :

1.      Lingkungan SIA

Pengertian SIA yaitu suatu system yang manajemenkan / mengatur / menginformasikan keuangan dan hal-hal lain yang dilakukan secara rutin. Informasi di dalam SIA meliputi : Penjulan, Pembelian, Utang, Gaji , dll.

Subsistem yang ada di SIM juga berguna terhadap SIA, contohnya : DIPERUSAHAAN

-          Seperti jam kerja berhubungan dengan jadwal kerja berhubungan pula dengan gaji karyawan.

-          Adapun pesanan dan penjulan berhubungan dengan akuntansi.

-          Dan tingkah upah dan potongan berhubungan personila.

 Jadi pada umumnya lingkungan SIA tidak hanya akuntansi saja yang digunakan tetapi hal-hal yang berkaitangan dengan SIA juga dipergunakan.

2.      Penggunan Sistem Informasi Akuntansi

                        Memiliki 5 macam penguna informasi, meliputi :

·         Membuat Laporan Eksternal yaitu laporan-laporan yang ada diluar peruasaan seperti pajak,investor,kreditor dan badan pemerintah lain yang berhubungan dengan perusahan tsb. Laporan Eksternal mempunyai sifat tetap , tidak berubah-ubah.

·         Mendukung Rutin yaitu system informasi yang bersifat berubah/berganti setiap saat. Contoh menerima pesanan pelanggan , pengikirim dan jasa pengikiriman dan tagihan kas ke pelanggan (bisa ini ada dibagian pergudangan).

·         Mendukung Pengambil Keputusan  yaitu laporan yang akan dilakukan setelah respon dari pelanggan. Dalam pengambil keputusan ini digunakan untuk memperbaiki produk-produk dalam perusahan tsb dan mengetahui pelanggan yang tetap berkerjasama dengan perusahan tsb.

·         Perencanaan dan Pengendalia, arti dari perencanaan yaitu untuk rinci atau memrencankan produk apa yang akan dibuat dan berapa jumlah modal yang digunakan oleh perusahaan tsb. Dan pengendalian berguna untuk memstabilkan pemasukan dan pengeluaran yang seimbang.

·         Menerapkan Pengendalian Internal, dmaksudnya pengendalian internal yaitu untuk menjaga / pengawasi pihak-pihak internal perusahaan tsb untuk menjaga adanya asset berharga pada perusahan , kerugian / kebangkurtan dan korupsi oleh pihak-pihak internal.

3.    Aplikasi Dan Penanti Lunak Akuntansi

Adapun orang yang mengartikan SIA dalam hal alpikasi computer yang digunakan sesuai dengan siklus transaksi berupa pesanan, penagihan, mencetakan maupun laporan. Oleh sebab itu ditemukan aplikasi berbentuk peranti lunak akuntasi  disebut off-the-shelf.

4.   Hubungan SIA dengan Akutan

Interaksi antara SIA dengan akutan meliputi : pengguna, manajer, konsultan,evaluator serta penyedia jasa akuntasi dan perpajakan. Akutan perlu meningkatkan keterampilan pada bidannya serta ilmu umumnya maupun teknologi terkini.

                 Setelah mengetahui tentang SIA dan hal-hal yang berkaitan dengan SIA, pada bab selanjutnya akan membahas tentang proses bisnis dan data SIA. Proses bisnis merupakan hal yang penting untuk melakukan bisnis. Proses bisnis berkaitan dengan siklus transaksi  terbagi diantaranya : siklus pemerolehan/pembelian, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Pada bab ini hanya membahas siklus pendapatan, siklus ini berkaitan dengan pelanggan (berupa pesanan, penyedian, pengkiriman dan pembayaran),dengan bank serta laporan keuangannya. Siklus lainnya yaitu siklus pemerolehan berkaitan dengan pemasokan dan pengolahan barang serta pembayaran berupa cek.

                 Pedoman kejadian bisanya dilakukan oleh agen internal yang bergunakan sebagai tanggung jawab dalam  perusahan tsb, agen internal bisa mengeser / memindahkan tanggung jawab kea gen internal lainnya. Organisasi data pada SIA dibagi menjadi 2 yaitu sistem manual untuk siklus pendapatan dan buku besar. Contoh sistem manual contohnya seperti dokumen / catatan pesanan, penjualan, penerimaan dll. Siklus pendapatan bisa hasil berupa hasil dari penjulan serta buku besar itu sendiri terdapat jurnal-jurnal, dokumen dan sumber lainnya.

                 Perusahaan mengunakan system terkomputerisasi yaitu dokumen sumber dan file data. File itu memiliki konsep-konsep meliputi : entity, field, record, transaction file, master file, reference data(data acuan), reference field(field acuan), summary data(data ringkasan), dan summary field(field ringkasan). File data dibagi menjadi 2 yaitu file induk dan file transaksi. File induk didalam perusahaan contoh file persedian, file pelanggan, file karyawan, dan hal-hal berupa barang dan data jasa, internal maupun external. File induk mempunyai fungsi menyimpan data secara permanen. Contoh file transaksi seperti pesanan, pengiriman dan penagihan kas. File transkasi memiliki fungsi yang hamper sama dengan file induk tetapi sifat file transaksi beubah-ubah setiap waktu. Hubungnya file induk dengan file tansaksi untuk menyederhanakan record yang digunakan.

                 Manfaat record induk dan transaksi yaitu untuk memudahkan mencari isi field yang ada di recordnya. Contohnya ada recod no_id_perkerja maka kita hanya bisa lihat field nama , jabatan, alamat dll. Aktivitas yang membuatu SIA meliputi pencatatan, pembaruan dan pemeliharaan file. Pencatatan yang diartikan sebagai dokumen/ sumber yang ada defile bisanya mengutransaksi, pembaruan yang diartikan mengubah / update data tetang penjualan , pembelian dan persedian dan pemeliharan file diartikan mengorganisasi file induk yang berisi record-record kegiatan perusahaan yang fungsinya menambah,menghapus dan mengubah record tsb.

                 Sekarang mempelajari tentang Dokumentasi Sistem Akuntansi, didalamnya menjelaskan tentang UML(Unified Modeling Language) adalah bahasa untuk menentukan, membangun, mendokumentasikan system informasi. UML juga digunakan untuk analisis, untuk desain berorientas objek maupun untuk mendokumentasikan setiap system informasi. Kemudian dikembangkan maupun dikontrol dari Object Management Group (OMG) Byang ada diperusahaan industry computer. Contoh perusahaannya diantarnya ; Borland, Hewlett Packard, Rational Sofware, Raytheon, Sun Microsystems, Unisys, W3 Consortium ( bisanya mengunakan XML & HTML). Alanya mengunakan UML adalah karena didalamnya mengunakan diagram yang mudah dipahami atau memudahkan melihat hasil dari penjualan. Bisanya diagram ada di  peta contoh misalkan diagram aktivitas yang menginformasikan grafis untuk memudahkan membacanya, untuk memahaminya, dan memgunakan lambing yang berguna menyampaikan informasi yang ada gambarnya. Diagram aktivitas dibuat oleh para ahli tetapi bisa dipake oleh pemakai diagram.

                 Diagram di bagi menjadi 2 diantaranya ; Overview Activity Diagram & Diagram Detailed Activity.

·         Overview Activity Diagram adalah untuk menyajikan dokumen-dokumen bisnis yang di dalamnya meliputi kejadian-kejadian penting, mengurutkan kejadiannya dan alurkan informasinya. Sebelum menggambarkan diagram aktivitas, sebaiknya anda lebih dahulu mempelajari cara membacanya supaya bisa mempahaminya. Biasanya terlebih dahulu membuat atau menulis kerjadian dari awal sama akhir.

    Diagram Aktivitas mempunyai simbol-simbol seperti dibawah ini :

-          Lingkaran penuh digunakan untuk awal dari proses

-          SegiPanjang digunakan untuk kejadian-kejadian yang akan diproses

-          Garis dengan panah digunakan untuk menunjukan urutan kejadiannya

-          Huruf Kapital yang diikuti tanda titik dua digunakan untuk simbol dokumen atau fakta dokumen yang sudah diproses

-          Garis putus-putus dengan panah digunakan untuk menunjukkan aliran kejadian antara kejadian

-          Simbol table digunakan untuk mencatat file kejadian ke dalam computer

-          Garis putus-putus digunakan untuk menyambungkan kejadian

-          Symbol mata benteng digunakan untuk mengakhiri proses aktivitas / kejadian

         Setelah mengetahui simbolnya yang digunakan , kini akan menjelaskan langkah membuat overview diagram meliputi kejadian yang ada di agen tsb, menunjukan informasi tentang agen tsb, menginformasikan dokumen agen tsb dan menggambarkan file yang digunakan.

·         Detailed Activity Diagram adalah bahasa yang menunjukan informasi mengenai kejadian dalam bisnis pada suatu kejadian spesifik. Cara membuat detailed diagram yaitu 1.) Mengidentifikasi aktivitas individu dalam setiap kejadian, 2.) Angkah-angka dimaksud aktivitas spesifik.Jika overview diagram tulis dalam satu table semua kerjadian dimasukan, akan tetapi detailed diagram berbeda diagram ini hanya mempunyai 2 kolom saja yang disebut table alur kerja.

    Syaratnya membuat detailed acitivity diagram, diantaranya :

-          Aktivitas atau kejadian yang didafatarkan pada sisi kanan

-          Aktivitas spesifik atau pelaku yang didafatarkan pada sisi kiri

Simbol yang ada di detailed acitivity diagram : 1.) symbol berlian yang digunakan untuk menunjukan pilihan tidak / benar atau cabangan dalam kejadian (kondisi) dan 2.) symbol catatan UML digunakan untuk menunjukan informasi mengenai diagramnya. 

   Membuat detailed activity diagram, diantarnya :

-          Siapa-siapa agen yang terlibat

-          Aktivitas apa yang dilakukan

-          Diurutkan kejadiannya

-          Mengatur dokumen yang diproses

-          Menghubungkan antara kejadian

-          Mendokumentasikan mengunakan table

-          Menghubungkan kejadian dengan table

Dua diagram tsb bisa saling berhubungkan / menglengkapi satu sama lainnnya.

                 Setelah mengetahui diagram yang digunakan maka sekarang anda akan mengetahui pengenalian internan dan peran akuntan pengenalian internal. Pengenalian internal adalah proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personelia maupun lainnya untuk memberikan kepastian. Terkaitan dengan sasaran dalam beberapa kategori sebagai berikut : laporan keuangan, ketaatan hokum, peraturan berlaku dan efekitivitas & efisiensi operasi.

            Pengendalian internal berkaitan dengan akutan yang berperan sebagai berikut :

·         Manjer, tanggung jawab manjer yang berkaitan dengan pengendalian internal atas laporan keuangan, evalusikan pengendalian internal dan penilaian pengendalian internal.

·         Pengguna, untuk memahami pengendalian internal dalam perusahaan tsb sehingga diterapkan dengan tepat.

·         Perancangan, berguna untuk proses pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan risiko yang akan terjadi.

·         Evaluator, auditor internal yang mengembangkan laporan manjemen yang menilai pengendalian internal, dan auditor external berguna memahami pengendalian internal sehingga menyususun pernyataan manajemen.

            Kompenen pengendalian internal dibagi menjadi berikut :

ü  Lingkungan pengendalian, faktor-faktor yang mempengaruhi pengendalian internal yang dikaitankan dengan karyawannya dll.

ü  Penentuan risiko, adalah untuk menganalisa risiko yang akan terjadi dalam pengendalian internal.

ü  Akivitas pengendalian adalah mengaktivitasi atau mencegah risiko yang akan terjadi dan menghadapi risikonya. Aktivitas pengendalian memiliki hal-hal sebagai berikut; penelaahan kinerja, pemisahan tugas, pengendalian aplikasi dan pengadilan umum.

ü  Informasi dan komunikasi, informasi merupakan data yang didalamnya dibuat berupa record di dalam kejadian yang ada diperuasahaan tsb.

ü  Pengawasan, yang mengawasi pengendalian internal dalam melihat catatan/kejadian diperusahaan.

Klasifikasi sasaran pengendalian internal, ada 4 diantarnya :

o   Sasaran Pelaksanaan, terdapat siklus pendapatan kegiatannya penyerahan dan jasa dan peneriman.

o   Sasaran Sistem Informasi yang berguna untuk memastikan pelaksanan tarsansksi efektif didalm system informasi terdapat pencatatan, pembaruan dan laporan akuntansi.

o   Sasaran Perlidungan Aset, menginformasikan akuntansi yang berfokus pada kejadian dan proses untuk mengendalikan akuntansi yang peran sebagai pengamanan aset.

o   Sasaran kinerja, berkaitan dengan organisasi, orang, barang dan jasa .

Penentuan pelaksanaan risiko dibagi menjadi 2 jenis diantarnya ; 1.) Penentuan risiko pelaksanaan siklus pendapatan adalah risiko pelaksanan berkaitan dengan transaksi yang didalamnya ada pendapatan mengenai hasil yang di dapat. 2.) Penentuan risiko pelaksanaan skilus pemerolehan adalah risiko yang hamper serupa dengan siklus pendapatan.

Penelitian risiko system informasi digunakan untuk memberikan kesalahan dalam pencatan mau kejadian dalam perusahaan tsb. Risiko system informasi dibagi menjadi berikut; a)pencatatan risiko digunakan untuk informasi kejadian yang tidak tertangkap dalam system informasi, b)memperbarui risiko, risiko pada field di file induk tidak boleh diperbarui.

            Setelah mengetahui risiko yang terjadi maka anda akan mencatan dan memperbaru di system buku besar. Di dalam buku besar juga harus mengetahui risiko dalam pencatan dan pembaruan informasi supaya rugi besar. Risiko pengedalian berguna sebagai pengendalian risiko yang terjadi. Untuk mengetahui pengedalian itu sendiri bisa dilihat dari pengendalian arus kerja contohnya seperti; pemisahan tugas, penggunaan informasi mengenai kerjadian sebelumnya, urutan kejadian, dokumen yang bernomor, pencatanan agen internalnya, dll. Penelahan kinerja digunakan untuk mengukur kinerja yang dilakukan karyawaan dan anggaran yang dikeluarkan.