Dasar-dasar Proses Pengawasan

-      Pengertian Pengawasan

Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau keberhasilan organisasi lainnya. Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai.

Menurut Winardi (2000, hal. 585) "Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan".

Sedangkan menurut Basu Swasta (1996, hal. 216) "Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan".

Lebih lanjut menurut Komaruddin (1994, hal. 104) "Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti".

Lebih lanjut menurut Kadarman (2001, hal. 159)

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.

Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Tanpa adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka perencanaan yang telah ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan baik. Sehingga tujuan yang diharapkan oleh perusahaan akan sulit terwujud.

-      TIPE-TIPE PENGAWASAN

Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)
1.1 Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan.


Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.

Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.

1.2 Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para

supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.

Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
• Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
• Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
1.3 Pengawasan Feed Back (feed back control)
Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.


Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.


Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
• Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)
• Pengawasan Kualitas (Quality Control)
• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

-      Tahap-tahap Proses Pengawasan

Menurut Handoko (1998), proses pengawasan biasanya terdiri dari paling sedikit lima tahap (langkah). Tahap-tahapnya adalah sebagai berikut:

1.    Penetapan standar pelaksanaan

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Adapun bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, marjin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.

Ada tiga bentuk standar yang umum:

1. Standar-standar phisik; meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
2. Standar-standar moneter; yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu; meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

2.    Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh sebab itu, langkah kedua dalam proses pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan:

• Berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur? Setiap jam, harian, mingguan atau bulanan?
• Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan? Laporan tertulis, inspeksi visual, atau melalui telepon?
• Siapa (who) yang terlibat? Manajer, staf departemen?

Pengukuran yang dilakukan sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada karyawan.

3.    Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu 1) pengamatan (observasi), 2) laporan-laporan, baik lisan dan tertulis, 3) metode-metode otomatis dan 4) inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel.

4.    Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.

5.    Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk, seperti:

• Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
• Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekwensinya, atau kurang, atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.)
• Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

-      PENTINGNYA PENGAWASAN

Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.


Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.


• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.


• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi


Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

-      Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :

1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan

3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.

BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK

Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :

- Transaksi Keuangan

-      Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

-      Manajemen Kas (Cash Management)

-      Pengelolaan Biaya (Cost Control)

-      Hubungan Manajer dan Bawahan

Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.

-      Operasi-operasi Produktif

ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum yang banyak digunakan adalah :

1.     MANAGEMENT BY EXCEPTION ( MBE )

Management By Exception ( MBE ) atau Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yangmemungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yangmendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsippengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsippengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementarawirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan

2.    MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ( MIS )

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yangdiperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan danmemungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakansecara efektif.

 Tahap perancangan dari MIS yaitu :

v Survai pendahuluan dan perumusan masalah

.v Desain konsepsual.v Desain terperinci.

v Implementasi akhir.Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :

v Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan.

v Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.

v Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi.

v Adanya pengujian pendahuluan.

v Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator da pemakai sistem.Kriteria utama MIS efektif yaitu :

v Pengawasan terhadap kegiatan yang benar.

v Tepat waktu dalam pemakaiannya.

v Menekan biaya secara efektif.

v Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat.

v Dapat diterima oleh yang bersangkutan

3.    ANALISA RASIO

Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angkalainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dariorganisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul padaneraca rugi-laba organisasi.

4.    PENGANGGARAN

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periodewaktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran jugamerupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayaipelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencanakeuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasananggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkandalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkanpelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF

Adapun karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi :

1. Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.

2. Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan di evaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatanperbaikan perlu dilaksanakan.

3. Objektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.

4. Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.

5. Realistik secara ekonomis, dimana biaya system pengawasan harus lebih rendah atau sama dengankegunaan yang didapat.

6. Realistik secara organizacional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di organisasi.

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi sertaharus sampai pada karyawan yang memerlukannya.

8. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat sistembaru bila terjadi perubahan kondisi.

9. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukan debíais estándar sehingga dapatmenentukan koreksi yang diambil.

10. Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan verja anggota organisasidengan mendorong perasaan ekonomi, tanggung jawab dan prestasi.

SUMBER :

http://tips-belajar-internet.blogspot.com/2009/08/pengertian-pengawasan.html

http://pyia.wordpress.com/2010/01/03/tugas-teori-organisasi-umum/

http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-dasar-dan.html

http://myth90.blogspot.com/2010_01_01_archive.html

http://www.scribd.com/doc/57277560/PENGAWASAN

http://yusrizalfirzal.wordpress.com/2011/09/27/proses-pengawasan/