A. Pengertian
Struktur & Bentuknya
Struktur
Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian
dan posisi-posisi dalam suatu organisasi, komponen-komponen dalam tiap
organisasi memiliki ketergantungan. Sehingga jika suatu komponen baik. Maka
akan berpengaruh pada komponen lainnya dan organisasi tersebut.
Menurut Keith Davis ada 6
bagan bentuk struktur organisasi yaitu :
1. Bentuk Vertikal
Dalam bentuk ini, sistem
organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah digariskan
dari atas ke bawah secara vertikal.
2. Bentuk Mendatar / Horizontal
Dalam bentuk ini, saluran
wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat
yang terendah disusun atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.
3. Bentuk Lingkaran
Dalam bentuk lingkaran,
saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau
pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.
4. Bentuk Setengah Lingkaran
Dalam bentuk ini, saluran
wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang
terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau
sebaliknya.
5. Bentuk Elliptical
Dalam bentuk ini, saluran
wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat
yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips
6. Bentuk Piramid terbalik
Dalam bentuk ini, saluran
wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau pejabat terendah
digambarkan dalam susunan berbentuk piramid terbalik.
B.
Bagan
Organisasi
Bagan organisasi adalah suatu
upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.
1. Bagan
mendatar ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan
sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri
kea rah kanan atau sebaliknya.
2. Bagan
Lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk
pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun
dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.
3. Bagan
Setengah lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenang dari
pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah
disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya.
4. Bagan
Elips ialah bentuk bagan satuan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk
pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun
dari pusat Elips kea rah bidang elips
Setiap
bentuk bagan organisasi yang ada menggambarkannya dapat dibalik, kecuali bagan
lingkaran, bagan elips dan bagan sinar. Bagan pyramid dapat disusun dari bawah
kea rah atas, bagan mendatar dapat disusun dari kanan kea rah kiri, bagan
menegak (Vertikal) dapat disusun dari bawah ke atas, bagan setengah lingkaran
dapat di susun dari pusat lingkaran ke arah bidang atas lingkaran, bagan
setengah elips dapat disusun dari pusat elip kea rah bidang atas elip. Dalam
bagan lingkaran, bagan elip dapat pula digambar satuan organisasi atau pejabat
yang lebih rendah kedudukannya terletak di atas, tetapi ini semua tidak
mengubah jenjang ataupun kedudukan yang sesungguhnya.
Hal ini dikemukakan pula oleh
Keith Davis sebagai berikut ;
“Perubahan-perubahan
penggambaran bagan kadang-kadang diterima untuk menggalakan pertalian kedudukan
atasan bawahan dari kebiasaan bagan-bagan organisasi, tetapi
perubahan-perubahan ini tidak mengubah keadaan kedudukan yang sebenarnya.
Termasuk di dalamnya perubahan-perubahan bagan mendatar, lingkaran, setengah
lingkaran, elips dan piramida terbalik.”
C. Elemen Struktur Organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan
oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:
1. Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi
dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
2.
Departementalisasi. Dasar
yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
3.
Rantai komando. Garis
wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon
paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
4.
Rentang kendali. Jumlah
bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
5.
Sentralisasi dan Desentralisasi.
Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan
terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan
dari sentralisasi.
6.
Formalisasi. Sejauh mana
pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
D. Desain organisasi yang umum
Struktur sederhana
Struktur sederhana adalah
sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah,
rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan
sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam
usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama.
Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam
kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan
akuntabilitas.Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk
dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana
menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena
formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung
menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.
Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah
struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui
spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang
dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat,
rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai
komando.
Kekuatan utama birokrasi
ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat
efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa
menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat
mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi.Kelemahan besar lainnnya adalah ketika
ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk
modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah
yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram
yang mapan.
Struktur matriks
Struktur matriks adalah
sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan
departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di
agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan
pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah,
universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.
Pada hakikatnya, struktur
matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk Kekuatan
departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para
spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan
pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.
Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis
fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai
anggaran. Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan
kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di
antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target
anggaran.Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang
jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan
duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut
sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.
Karakteristik struktural
paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando
sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer
departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai
komando ganda.
E. Desain Struktur Organisasi
Modern
Struktur tim
Struktur tim adalah
pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr
ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan
keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk
menjadi generalis sekaligus spesialis.
Organisasi virtual
Organisasi virtual adalah
organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis.
Organisasi Nirbatas
Organisasi nirbatas adalah
sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang
kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.
Model desain struktur organisasi
Ada dua model ekstrem dari desain organisasi.
a.
Model mekanistis, yaitu
sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi
yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.
b.
Model organik, yaitu sebuah
struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki
formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan
mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.
F. Faktor penentu struktur
organisasi
Sebagian organisasi
terstruktur pada garis yang lebih mekanistis sedangkan sebagian yang lain
mengikuti karakteristik organik.Berikut adalah faktor-faktor utama yang
diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi:
Strategi
Struktur organisasi adalah
salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena
sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau
strategi dan struktur harus terkait erat.tepatnya, struktur harus mengikuti
strategi.Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi
organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung
perubahan ini.Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga
dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur
yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.
Strategi inovasi adalah strategi
yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi
andalan.Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan
pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan
pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga.Strategi imitasi adalah
strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru hanya
setelah viabilitas terbukti.
Ukuran organisasi
Terdapat banyak bukti yang
mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya.
Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau
lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan
vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil. Namun, hubungan
itu tidak bersifat linier.Alih-alih, ukuran memengaruhi struktur dengan kadar
yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi
meluas.
Teknologi
Istilah teknologi mengacu
pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output.Setiap organisasi
paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM,
dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.
Lingkungan
Lingkungan sebuah
organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar
organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan
ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah,
kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.
Struktur organisasi
dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa
organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di
lingkungan mereka yang berubah.Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada
terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas
dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi
organisasi.Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis
-peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi bisnismereka, pesaing baru,
kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah
terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis
memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan
yang dinamis. Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan
sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkannya. Salah satu cara
untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur
organisasi.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar